Pourquoi ne répond-on pas aux courriers administratifs au Bénin ?

En quatorze mois, j’ai dû rédiger une centaine de correspondances à des institutions d’état et du secteur privé sur plusieurs sujets et à des circonstances bien différentes…au Président de la République du Bénin, au Président de l’Assemblée Nationale, à certains Ministres, aux Représentants des institutions résidentes au Bénin et surtout à plusieurs Directeurs de Sociétés privées.

A quelques exceptions près, le constat a toujours été le même. Personne ne répond aux courriers ni aux e-mails d’ailleurs. C’est un fait. Je dirais même que c’est devenu une norme. Personne ne prend la peine d’accuser réception de votre courrier.

Un ami Directeur de Société m’a simplement dit que “cela ne servait à rien de gaspiller mes pauvres sous dans l’impression en couleurs de mes courriers”…A croire que malheureusement ils finissent sur une pile dans un bureau pour la plupart du temps et au mieux au classement une fois enregistrés.

Et pourtant, on aurait cru qu’en plein 21e siècle, qu’il y ait des systèmes plus dynamiques pour répondre systématiquement aux courriers.

La correspondance administrative a des règles et des normes inculquées par formation professionnelle. Répondre à une correspondance est un signe de respect, de courtoisie vis-à-vis de l’usager/consommateur/citoyen/client ; Et le délai de réponse entre également en ligne de compte. Ce n’est pas une faveur de répondre, mais plutôt une obligation.

Pour améliorer de manière visible la culture des services au Bénin, il est primordial que nos grands patrons donnent le bon exemple… encore faut-il que le courrier remonte jusqu’à eux ! C’est pour cette raison, que si vous lisez en ce moment notre chronique, vous devez faire l’effort d’instaurer une culture de réponse aux courriers qui vous parviennent. Réponse négative, réponse positive, orientation vers une autre structure ou département ? Voilà ce que l’on attend de vous : Une Réponse…..

Croyez-moi, ne pas répondre ou faire un tri selon votre intérêt, en fonction du statut de la personne qui vous écrit, pour les rares qui ont de vos nouvelles, n’est pas le signe que vous débordez de travail, mais au contraire, un signe que votre organisation interne présente de graves lacunes.

Répondre aujourd’hui à un courrier ou à un e-mail professionnel qui vous est adressé fait aussi partie de votre image, de votre réputation, de la marque d’attention que vous portez aux autres.

Agréable semaine de réponses à vos messages professionnels.

Sandra Idossou
Publisher/CEO
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