Vous venez enfin de trouver la perle rare pour votre entreprise. Félicitations car la recherche de ce nouvel employé est un vrai parcours du combattant. Il est donc important de ne pas bâcler son intégration au sein de l’équipe car cette étape est déterminante.

Pour le faire, il faut respecter ce processus qui débutera même avant l’arrivée du nouvel employé et qui se poursuivra après plusieurs mois. Voici dix conseils que j’ai lu et trouvé nécessaire pour que tout se passe dans les meilleures conditions. Je partage l’article avec vous.

“Pour optimiser les chances de motiver et favoriser l’engagement
d’un nouveau collaborateur sans déstabiliser l’équipe existante, il
faut procéder par étapes. Voici les conseils de Claude Desbordes,
directeur du consulting du cabinet Mastership, formation et
conseil en management.

MOBILISEZ LES RESSOURCES
Première étape, avant même que votre nouveau collaborateur arrive, mettez en place les ressources nécessaires : ligne de téléphone, poste de travail, bureau, ordinateur, connexion Internet si besoin est, etc. Cette étape paraît anodine, mais il arrive que tout ne soit pas prêt, ce qui provoque une mauvaise impression chez le nouvel arrivé et constitue une perte de temps pour l’entreprise. Prévoyez donc les délais nécessaires en contactant les personnes chargées de l’installation, et assurezvous que tout soit prêt à temps.

ANNONCEZ SON ARRIVÉE
Bien intégrer un nouveau collaborateur, c’est annoncer sa présence dans l’entreprise mais également en externe. Avant  le jour J, assurez-vous que le nouvel arrivant figure bien dans le trombinoscope, l’organigramme sur le site Intranet ou Internet de l’entreprise. Prévenez l’équipe de son arrivée, de son poste et sa fonction, pour qu’elle ne soit pas surprise et prise au dépourvu. Pour les nouveaux managers ou cadres à responsabilités, il peut être utile de faire un communiqué de presse.

PRENEZ DU TEMPS POUR L’ACCUEILLIR
En tant que manager ou responsable hiérarchique, bloquez une plage horaire, d’une heure ou deux, voire plus, ou même un déjeuner, pour mettre en place un lien avec le nouvel arrivant. “Contrairement à ce que l’on pourrait penser au premier abord, souligne Claude Desbordes, ce n’est pas une perte de temps car cet investissement s’en ressentira à court comme à long terme. Il y a beaucoup de détails sur lesquels la personne ne reviendra pas.” Si vous ne prenez pas le temps qu’il faut pour son accueil, vous serez sollicité par la suite à plusieurs reprises.

RÉINITIALISEZ SES SENS
“Lors de ce laps de temps nécessaire au démarrage, note Claude Desbordes, il faut réinitialiser la perception sensorielle du collaborateur par rapport à la situation dans laquelle il se trouve.” En clair, revenez sur les choses abordées et expliquées pendant l’entretien de recrutement : visite de l’établissement, ambiance de l’entreprise, sa vision, ses activités, etc… “Le tout pour que la personne soit en éveil.”

REVENEZ SUR LE PÉRIMÈTRE DU POSTE
Ensuite, il est important de définir à nouveau le territoire de votre nouveau collaborateur et quels sont les éléments de motivation. Vous évoquerez la richesse du poste et de la fonction, sa mission et son rôle dans l’entreprise, son engagement. En dernier lieu, vous fixerez des objectifs suivant un certain horizon, six mois, un an… Claude Desbordes constate qu’à l’issue de cet entretien, “le nouvel arrivant doit se sentir comme un poisson dans l’eau.” Ces deux dernières étapes – réinitialisation des sens et définition du périmètre du poste – permettent à l’arrivant de vérifier à nouveau ce qu’il veut et si le poste est bien conforme à ce qu’il attendait.

EVITEZ LES PROCÉDURES
Trop souvent les entreprises remettent aux nouveaux arrivants un livret d’accueil, certes bien fait, et laisse ce dernier se débrouiller en lui disant : “Lisez le, vous allez comprendre”. Pourtant, “c’est loin d’être le meilleur moyen pour faire prendre conscience à quelqu’un des enjeux de sa mission, intervient Claude Desbordes. Parfois les procédures d’intégration sont nommées, mais n’existent pas réellement. Et trop de managers s’appuient encore sur des concepts, des textes ou des procédures”.

PRÉSENTEZ-LE À SES COLLABORATEURS
Ne présentez pas l’équipe trop tôt car cela évite des situations qui peuvent être délicates. “Souvent, le jour d’arrivée d’un nouveau membre n’a pas été annoncé, observe Claude Desbordes, ce qui exclut l’arrivant d’une dynamique d’intégration car personne ne l’attend.” Si vous avez opté pour une journée dédiée au nouveau collaborateur avec accueil le matin, déjeuner informel et décontracté le midi, proposez-lui de rencontrer dans l’après-midi les personnes avec qui il va travailler, y compris le directeur général si l’occasion se présente et les responsables de services.

Le nouvel arrivant a besoin d’acclimatation et de sécurisation” “La sociabilité de l’individu ne se fait pas en deux minutes le matin quand il arrive, à froid, prévient Claude Desbordes. Le nouvel arrivant a besoin d’acclimatation et de sécurisation.” Il ne faut donc pas sauter ou inverser les étapes de l’accueil ou de l’intégration.

“Après, mais seulement après, il pourra échanger à loisir avec
les autres membres de l’entreprise, arriver le deuxième jour
sécurisé et confiant. Les émotions ont un rôle important et l’on
s’en souvient des années plus tard.”

IMPLIQUEZ L’ÉQUIPE
Ne soyez pas non plus omniprésent, et ne précipitez pas un déjeuner avec l’équipe et vous-même. Laissez votre collaborateur prendre ses marques dans l’équipe, et celleci prendre connaissance de lui par elle-même. Il faut savoir ménager vos collaborateurs qui, eux aussi, voient arriver dans leur quotidien un inconnu. Sachez également déléguer et impliquer votre équipe : remontée d’information sur l’intégration et le travail du nouveau collaborateur, appui si celui-ci a besoin de conseils ou de renseignements.

ASSUREZ UN SUIVI
Dans les premiers temps tout au moins, vous devez rester en soutien du nouveau collaborateur au cas où il aurait des questions, rencontrerait des problèmes. N’hésitez pas à lui dire “ma porte reste ouverte…”, sachant que les membres de l’équipe sont également là. “Au début, vérifiez une fois par jour si tout va bien, par exemple le matin à la pause café”, conseille Claude Desbordes. Nul besoin de formaliser le rendez-vous. “Au bout d’une semaine effectuez un débriefing, notamment pour évaluer la situation de votre collaborateur – ce qui fonctionne ou pas, les besoins de formation – voire le recadrer.”

MOBILISEZ-LE
Rien ne sert de bien accueillir une nouvelle recrue si vous n’avez pas planifié les premières tâches qui lui incombent. Certes, il faut lui laisser le temps de s’acclimater, de prendre connaissance des diverses sources d’information de la société, productions et rapports, procédures, etc. Une tâche de fond permet de l’intégrer activement à l’entreprise. Une tâche de moindre envergure permet, elle, d’évaluer rapidement le travail effectué et donc la suite à donner : rentrer de plain-pied dans sa mission ou le former.

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